Надстройка Zoom для Outlook: на веб-портале и настольных ПК

Содержание
  1. Обзор плагина Zoom для Outlook
  2. Где скачать и как установить плагин
  3. Возможности Zoom
  4. Как создать конференцию в Zoom через Outlook?
  5. Создание текущего приглашения в конференцию Zoom
  6. Создание нового календарного приглашения
  7. Установка надстройки для всех пользователей
  8. Установка для личного пользования
  9. Планирование конференции
  10. Просмотр, изменение и удаление конференций
  11. Настроить встречу Zoom в Outlook
  12. Настройка собрания Zoom в Outlook — Рабочий стол
  13. Настройка собрания Zoom в Outlook — Интернет
  14. Как пользоваться Zoom-видеоконференция: самое полное руководство
  15. Как настроить Zoom на компьютере и телефоне
  16. Как задать виртуальный фон
  17. Как настроить видеокамеру
  18. Как проверить работу микрофона и динамика
  19. Как настроить мой профиль в Zoom
  20. Как включать/отключать звук
  21. Обратная реакция слушателей
  22. Приглашение участников
  23. Как подключиться к чужой конференции
  24. Как запланировать встречу
  25. Как выйти из Zoom
  26. Выход из программы на ПК через иконку в трее
  27. Выход через интерфейс приложения на компьютере
  28. Выход из учетной записи на смартфоне
  29. Как сделать ссылку на конференцию в зуме?
  30. Как сформировать ссылку на конференцию
  31. Раздел «Новая конференция»
  32. Раздел «Запланировать»
  33. Заключение

Обзор плагина Zoom для Outlook

Этот плагин разработан, чтобы упростить планирование онлайн-встреч. С его помощью вы можете планировать встречи и мгновенные конференции. Плагин Zoom Outlook может преобразовывать существующие события разговора в собрания Zoom. Синхронизируйте время с расписанием на основе событий, доступных в календаре Outlook. Это дополнение работает только на персональных компьютерах, необходимая версия — 3.5 или новее.

Условия для работы плагина:

  • Плагин платформы Zoom для Microsoft Outlook необходимо загрузить с официального сайта службы удаленной конференц-связи.
  • Для Mac это Microsoft Outlook 2011 или новее.
  • На компьютере должен быть установлен Zoom, а пользователь должен использовать личную учетную запись.
  • Для Windows это Microsoft Outlook 2010+. Работает в 2007 году, но некоторые возможности ограничены.

Если все условия соблюдены, можно приступать к загрузке и установке плагина.

Где скачать и как установить плагин

Загрузка файлов подключаемого модуля MSI для пользователей службы доступна в Центре загрузки. Который можно найти на официальном сайте платформы Zoom. После завершения загрузки вам необходимо запустить загруженные файлы и, следуя инструкциям, отображаемым во время установки файлов, завершить процесс установки.

После установки файлов необходимо перезапустить Outlook и только потом начинать пользоваться плагином.

Возможности Zoom

В функционал сервиса входит:

  • объединить со всеми операционными системами.
  • обмен текстовыми и графическими сообщениями;
  • хранилище данных;
  • обмен файлами;
  • организация видео или аудиосвязи;
  • отправка приглашений на онлайн-конференцию;
  • коллективный чат;

Как создать конференцию в Zoom через Outlook?

Планирование конференции

  1. Откройте настольное приложение Outlook и перейдите в представление календаря.
  2. На вкладке «Главная» нажмите «Новое собрание.
  3. Введите сведения о конференции (например, название, местоположение и список гостей).
  4. На вкладке Конференция щелкните Добавить собрание Zoom.

Создание текущего приглашения в конференцию Zoom

Чтобы создать текущее приглашение, вам необходимо открыть существующее календарное приглашение в Outlook. Дальше:

  • Нажата кнопка «Сохранить и закрыть’.
  • В нижней части окна нажмите кнопку «Продолжить’.
  • Во всплывающем окне с инструментами настройки установлены флажки для параметров, которые будут активированы.
  • Чтобы запланировать выбранный тип онлайн-разговора, щелкните элемент для планирования конференции или элемент, отвечающий за создание персональной аудиоконференции.
  • Система самостоятельно создаст пригласительное письмо с информацией о разговоре.

Создание нового календарного приглашения

Для создания приглашения вам необходимо:

  • Нажата кнопка «Продолжить». Все детали встречи будут автоматически добавлены в приглашение. Нажата кнопка «Сохранить и продолжить’.
  • В открывшемся окне выберите «Персональная аудиоконференция» или запись, чтобы запланировать конференцию.
  • В открывшемся списке выбрана верхняя строка с названием «Новое собрание’.
  • Поместите курсор на нужную дату и щелкнув по ней правой кнопкой мыши, вы увидите список доступных опций.
  • Доступ к календарю Outlook.
  • После выбора типа онлайн-встречи откроется меню настроек, где указаны настройки для следующей встречи.

Если в окне меню нет значка «Запланировать конференцию», перейдите в меню настроек Outlook. Перейти в раздел с отключенными элементами. Щелкните строку «Плагин Zoom для Outlook». Вы нажимаете кнопку питания. Затем щелкают по пункту «Добавление Com». Строка с надписью «Плагин Zoom для Outlook» отмечена.

Планировщик календаря значительно облегчает процесс планирования встреч и навигации по будущим разговорам. Плагин синхронизируется с событиями, запланированными в программе Zoom. Он подходит для людей, которые регулярно планируют и проводят онлайн-конференции.

Установка надстройки для всех пользователей

  1. Войдите на портал администрирования Office 365.
  2. Перейдите в «Настройки» (значок шестеренки), затем выберите «Службы и надстройки.
  3. Щелкните Развернуть надстройку.
  4. Просмотрите информацию о централизованном развертывании и нажмите Далее.
  5. Выберите Я хочу добавить надстройку из Магазина Office.
  6. Нажмите «Далее.
  7. Найдите Zoom для Outlook и нажмите Get Now.
  8. Просмотрите сведения о надстройке и нажмите Далее.
  9. Выберите, как развернуть надстройку в вашей организации.
    • Обязательный, всегда включен: надстройка Zoom для Outlook будет добавлена ​​для всех ваших пользователей, и они не смогут ее отключить.
    • Необязательно, отключено: все пользователи смогут добавить надстройку Zoom для Outlook, однако по умолчанию она не будет добавлена ​​в их Outlook.
    • Обязательно, включено: надстройка Zoom для Outlook будет добавлена ​​для всех пользователей, но они смогут удалить ее.
  10. Нажмите «Далее.
  11. Выберите пользователей, у которых должен быть доступ к этому надстройке. Вы можете искать группы пользователей, которые хотите добавить.
  12. Щелкните Сохранить. Файл манифеста будет обработан.
  13. Когда закончите, нажмите Close.

Примечание. Пользователям может потребоваться перезагрузить свои приложения, чтобы увидеть новое дополнение. В зависимости от количества пользователей в вашей учетной записи может потребоваться несколько минут, чтобы изменения вступили в силу для всех пользователей.

Установка для личного пользования

вы можете установить надстройку Zoom для Outlook для собственного использования, если администратор Office 365 запретил вам устанавливать надстройки.

  1. Перейдите к надстройке Zoom для Outlook в Microsoft Store.
  2. Щелкните Get Now
    .
  3. Следуйте инструкциям в Microsoft Store, чтобы завершить установку.

Планирование конференции

  1. Откройте веб-календарь Outlook и нажмите «Создать», чтобы создать новое событие календаря.
  2. Введите сведения о конференции (например, название, местоположение и список гостей).
  3. Щелкните три точки в верхней части панели инструментов. Откроется боковая панель Zoom, на которой вас попросят ввести свои учетные данные Zoom.
  4. Выберите Масштаб
  5. Нажмите Добавить конференцию
  6. Войдите в свою учетную запись Zoom. Если вы уже вошли на веб-портал Zoom, вы войдете в систему автоматически.
    Примечание. Параметры собрания автоматически заменяются параметрами по умолчанию, настроенными на веб-портале Zoom.

Просмотр, изменение и удаление конференций

  1. Откройте веб-календарь Outlook.
  2. Щелкните собрание Zoom, затем щелкните Изменить.
  3. Щелкните три точки в верхней части панели инструментов. При необходимости войдите в свою учетную запись Zoom.
  4. Щелкните Масштаб.
  5. Щелкните Настройки.
  6. Измените настройки конференции и нажмите «Обновить», чтобы применить изменения.
    Совет: нажмите «Загрузить настройки по умолчанию», чтобы загрузить настройки по умолчанию, установленные на веб-портале Zoom.
  7. (Необязательно) Нажмите «Удалить», если вы хотите удалить собрание Zoom из мероприятия.

Настроить встречу Zoom в Outlook

Zoom имеет плагин, доступный для Outlook. Это позволяет пользователям запланировать встречу Zoom из Outlook или начать ее немедленно. Подключаемый модуль доступен как для настольного приложения Outlook, так и для веб-приложения Outlook. Если вы используете настольное приложение Outlook, вы должны использовать его с учетной записью Microsoft Exchange. Если вы используете учетную запись IMAP, вам нужно будет использовать Outlook Web App.

Настройка собрания Zoom в Outlook — Рабочий стол

Чтобы настроить встречу Zoom в Outlook из настольного приложения, вам необходимо установить плагин Zoom.

Если у вас открыт Outlook, закройте его.
Запустите файл MSI и установите плагин Zoom.
Выберите «Запланировать встречу» или «Начать мгновенную встречу.
Откроется настольное приложение Zoom.
После того, как собрание запланировано, сведения о собрании добавляются в сообщение Outlook.
Отправить сообщение.

Настройка собрания Zoom в Outlook — Интернет

Если вы используете веб-интерфейс Outlook, вам необходимо установить Zoom из Microsoft Store.

Как пользоваться Zoom-видеоконференция: самое полное руководство

Давайте в качестве примера рассмотрим программу для ПК.

Как настроить Zoom на компьютере и телефоне

После установки приложения и регистрации учетной записи приступайте к настройке программы. Следуйте пошаговым инструкциям, и вы легко узнаете, как настроить Zoom на своем телефоне, планшете и ПК, вы узнаете, как установить виртуальные обои, управлять динамиком и микрофоном, изменять параметры ввода и личную информацию.

Как задать виртуальный фон

Устали от скучной квартиры и скучного офиса? Хотите внести разнообразие и впечатления в свою встречу? Установите статическое или анимированное фоновое изображение всего за несколько кликов и перемещайтесь к берегу океана, пустыне Сахара, Лувру или Луне. Виртуальные обои настраиваются в компьютерной версии Zoom, функция недоступна для пользователей смартфонов и планшетов.

1. Запустите клиент видеоконференцсвязи.

2. Нажмите на шестеренку в правом верхнем углу экрана.

перейти к настройкам

3. Перейдите в раздел «Виртуальный фон».

перейдите в раздел Виртуальный фон

4. Выберите одно из изображений, предложенных программой.

выбор виртуального фона

фоновый коврик установлен

5. Не нравятся изображения, предлагаемые Zoom Video Communications, Inc.? Щелкните значок «+» в правом верхнем углу над изображениями предварительного просмотра и щелкните отображаемую ссылку «Добавить изображение».

добавить виртуальный фон

6. В открывшемся окне нажмите на понравившееся фото или видео и нажмите «Открыть».

выбор файла

Обеспечивает равномерное освещение комнаты для поддержки функции виртуального фона. Загрузите однотонные фото и видео. Вес файла не ограничен, желательно зеленый фон.

7. Платформа Zoom отобразит пользователя на статическом или анимированном виртуальном фоне.

фото пользователя на заднем плане

Обрежьте фоновое изображение в соответствии с соотношением сторон веб-камеры. Например, в широкоэкранном режиме видео 16: 9 оптимальными будут кадры 1280 x 720 пикселей и 1920 x 1080 пикселей.

Приложение автоматически определяет основной цвет фона комнаты, пытается отделить фоновое изображение от участника конференции и заменяет фон выбранным фоном. Иногда автоопределитель цвета Zoom ошибается и оставляет естественный фон нетронутым, и вместо участника онлайн-собрания он отображает изображение, выбранное пользователем. Пример неверного определения цвета фона на скриншоте.

неправильное определение цвета фона

Чтобы разрешить ситуацию, установите цвет вручную. Щелкните прямоугольник, залитый цветом, который не был точно определен платформой обучения Zoom. Курсор переместится в окно предварительного просмотра видео. Выберите цвет фона, который заполняет большую часть подложки, и щелкните левой кнопкой мыши.

вручную определить цвет фона

Не снимайте флажки «У меня зеленый экран» и «Зеркально отобразить мое видео.

Как настроить видеокамеру

1. Заходим в настройки приложения.

2. Щелкните пункт меню «Видео».

3. Убедитесь, что в окне предварительного просмотра отображается изображение с веб-камеры вашего компьютера.

раздел видео

Если к ПК подключено несколько камер, выберите устройство в раскрывающемся списке «Камера».

выбор камеры

4. Для безлимитного высокоскоростного Интернета установите флажок «Включить режим HD».

Если вы пользуетесь мобильным интернетом и объем трафика ограничен, не включайте режим HD.

режим HD отключен

5. Устали и не успели привести себя в порядок? Установите флажок «Изменить мою внешность», чтобы разгладить морщинки и улучшить цвет лица.

включить режим Correct My Appearance

6. Не устанавливайте флажок «Скрыть участников без видеоизображения.

7. Установите остальные флажки, как показано на снимке экрана.

настройки раздела видео

Как проверить работу микрофона и динамика

1. На главном экране программы нажмите на шестеренку в правом верхнем углу.

2. Зайдите в раздел «Звук».

3. Нажмите кнопку «Проверить» справа от слова «Громкоговоритель».

тест динамика

звук из динамика

Если вы слышите мелодичный звук, значит, с вашим аудиооборудованием все в порядке. В противном случае выберите альтернативное аудиоустройство из списка.

выбор альтернативного устройства

4. Щелкните Проверить справа от микрофона».

5. Название кнопки изменится на «Зарегистрироваться». Скажите что-нибудь, чтобы проверить микрофон.

6. После завершения тестовой записи платформа Zoom переименует кнопку в «Play». Чтобы проверить работу микрофона, нажмите кнопку.

попробуйте воспроизведение звука

Если вы не слышите свой голос или слышите много шума, выберите другой микрофон.

выберите другой микрофон

7. Установите флажок «Автоматически присоединяться к аудиоконференции с компьютера при присоединении к конференции», чтобы сэкономить время, и не нажимайте кнопку «Присоединиться с использованием звука компьютера» каждый раз при подключении к онлайн-собранию.

8. Остальные флажки по умолчанию настроены оптимально, не меняйте настройки.

Если вам плохо слышно собеседников или коллеги вас не слышат, увеличьте громкость динамика и микрофона.

Управление и тонкая настройка камеры, микрофона и динамика реализованы в компьютерной версии клиента конференции. Функциональность приложения ZOOM Cloud Meetings для iOS и Android ограничена.

Как настроить мой профиль в Zoom

Профиль пользователя настраивается на официальном сайте zoom.us.

1. Откройте в браузере zoom.us и нажмите «Войти» в верхнем меню или перейдите в раздел «Профиль» и нажмите кнопку «Изменить мой профиль» в настройках приложения.

конфигурация профиля пользователя

2. Введите свой адрес электронной почты, пароль и защитный код.

3. Щелкните Войти».

авторизация на сайте Zoom

На панели запроса на сохранение нажмите «Сохранить», чтобы не вводить адрес электронной почты каждый раз, когда вы заходите в программу.

сохранение электронной почты

Как включать/отключать звук

При настройке конференции по расписанию вы можете заранее указать, у кого будет включен микрофон: у организатора или у всех участников. Если вы только что создали конференцию и добавили туда участников, по умолчанию у всех будет аудио и видео, но каждый слушатель может отключить эти функции самостоятельно.

Также на боковой панели слушателей для организатора конференции есть 2 кнопки: «Выключить звук для всех» и «Включить звук для всех».

Как активировать аудио

Если вам нужно отключить звук конкретного участника, то напротив его имени нужно навести указатель мыши на микрофон и нажать «Отключить». Микрофон будет перечеркнут.

Обратная реакция слушателей

Эта функция позволяет получать отзывы от участников. Например, слушатель может поднять «виртуальную руку», сказать «да» или «нет», объявить, что он вышел на кофе. Реакции отображаются на боковой панели участника. Организатор может видеть не только ответы, но и количественное соотношение между «да» и «нет». Кроме того, организатор может отменить все реакции. Участник может снять только собственную реакцию.

Отзыв слушателя

Приглашение участников

Когда все будет готово, можно приглашать участников. На будущее лучше запланировать конференцию и заранее разослать приглашения.

Участников можно добавить двумя способами. Первый — позвонить прямо из конференции. Для этого нажмите кнопку «Пригласить» на нижней панели.

Пригласите участников на видеоконференцию Zoom

Затем пишем адрес электронной почты или выбираем людей из списка контактов. Выбранные люди получат уведомление об участии по электронной почте или в заявке.

Зеленый кружок выделен перед теми, кто в сети, а серый кружок перед теми, кто не в сети. Если человек проводит конференцию, рядом с его именем появляется красная камера.

Второй способ — нажать кнопку «Пригласить» на нижней панели, затем скопировать ссылку на конференцию и отправить ее в выбранный мессенджер, например в Telegram.

Как отправить приглашение на видеоконференцию Zoom

Для запланированной встречи сразу же создается ссылка, которую можно найти под конкретной конференцией.

Приглашение Zoom

По окончании конференции нажмите на нижней панели «Завершить конференцию».

Как завершить конференцию

Вы можете заполнить его для всех или выйти самостоятельно, предварительно назначив человека, который закончит за вас выступление.

Как подключиться к чужой конференции

Участник, которому было отправлено приглашение, получит ссылку на почту, выбранный вами мессенджер или уведомление в приложении Zoom. Поэтому он должен щелкнуть ссылку, чтобы присоединиться к конференции.

Как присоединиться к встрече в Zoom

Если вам поступает звонок в приложении, нажмите «Принять», чтобы ответить. Или «Отклонить», если вы не можете принять звонок. Эта функция аналогична звонку другу по Skype.

Участник чужой конференции может выключить / включить камеру и микрофон, написать в общем чате и попросить организатора записать.

Как запланировать встречу

Планировщик встреч находится на главной странице приложения.

Как запланировать встречу на Zoom

Какие здесь настройки:

  1. Тема конференции, дата и время.
  2. ID конференции: вы можете использовать свой собственный или создать его автоматически.
  3. Пароль: если эта функция включена, участникам потребуется пароль для доступа к конференции. Он приходит в уведомлении вместе со ссылкой на конференцию.
  4. Видеоизображение: здесь вы можете включить / отключить видео для организатора и участников конкретной встречи.
  5. Звук: выберите, откуда будет поступать звук: с компьютера или из приложения на телефоне.
  6. Выберите, в каком календаре отметить конференцию. Если вы и ваши сотрудники используете Календарь Google или Outlook, они также получат уведомление о предстоящей встрече.

После всех настроек нажмите «Расписание».

Как запланировать встречу на Zoom

Все запланированные встречи отображаются в главном окне приложения. Там же вы найдете ссылку на конференцию (нужно нажать на 3 точки).

Как выйти из Zoom

Не забудьте выйти из клиента видеоконференцсвязи Zoom, если на вашем компьютере несколько пользователей. Разработчики предусмотрели возможность выхода из приложения на ПК через значок в системном трее и через интерфейс программы.

Выход из программы на ПК через иконку в трее

1. Щелкните крестик, чтобы свернуть программу на панель задач.

2. Переместите курсор к синему значку камеры и щелкните правой кнопкой мыши.

3. В контекстном меню выберите «Выйти» или «Выйти».

контекстное меню масштабирования

Щелкните пункт меню «Выход», чтобы выйти из системы и оставить программу работающей на вашем компьютере. Щелкните ссылку «Выйти», чтобы выйти из своей учетной записи и закрыть приложение.

Когда компьютер выключен, пользователь автоматически выходит из учетной записи.

Выход через интерфейс приложения на компьютере

1. На странице «Профиль» щелкните аватар справа от поискового блока.

нажмите на аватар

2. Система откроет вертикальное меню в правой части окна программы.

3. Выбрать предпоследний пункт меню «Выход».

выйти из меню приложения

успешный выход из программы

Выход из учетной записи на смартфоне

1. Нажмите на шестеренку в правом нижнем углу экрана.

2. Щелкните строку с фамилией и именем.

3. Прокрутите экран вниз.

4. Щелкните красную ссылку «Выход».

отключение

Как сделать ссылку на конференцию в зуме?

Веб-портал

  1. Войдите в свой веб-портал Zoom.
  2. В меню навигации нажмите «Конференции».
  3. Щелкните тему конференции.
  4. Рядом с параметром «Время» есть параметры для добавления в календарь. …
  5. Вы также можете вручную скопировать информацию о конференции, нажав на текст «Копировать приглашение».

Как сформировать ссылку на конференцию

После входа в Zoom вы увидите четыре кнопки на главном экране. В этой статье нас интересуют две: «Новая конференция», «Программа».article_image

Раздел «Новая конференция»

Эта опция позволяет немедленно начать передачу. В процессе вы можете приглашать других участников: 1. Из «Контакты» (верхняя левая вкладка) Теперь при планировании звонка вы можете просто открыть панель «Посетители» и отправить приглашения, щелкнув значок «Управление посетителями» или пригласив участников во время трансляции. Вы планируете встречаться с одними и теми же людьми? Создайте список контактов: — Раздел «Контакты» — Слева две вкладки: «Контакты», «Каналы» и рядом со знаком плюс — Нажмите на «плюс» — откроется меню с предложением пригласить контакт Чтобы увеличить масштаб, создать канал или подключиться к нему — Выберите первый вариант — Отправьте запрос по электронной почте 2. По электронной почте отправлено: правая вкладка в верхней части экрана. Открывающаяся вкладка содержит три значка: «Электронная почта по умолчанию», «Gmail» или «Yahoo Mail». Выберите нужный и нажмите на него. Значок «Электронная почта по умолчанию» откроет почтовый клиент «Gmail» — учетную запись Google для входа в Gmail. Третий значок почты «Yahoo», скорее всего, не пригодится, так как эта поисковая система практически не используется в русскоязычном Интернете. Скопируйте ссылку-приглашение. Адрес только для адресной строки 4. Скопируйте приглашение. Адрес плюс текст.

Раздел «Запланировать»

В этом разделе вы можете написать название темы, указать дату, время, создать запись в календаре. Ссылка на трансляцию автоматически сохранится в буфере обмена, вы сможете отправить ее коллегам или ученикам. Больше информации в видеоинструкции.article_image
Приглашение будет сформировано:article_image
Напоминание о встрече будет сохранено в выбранном календаре. Для этого в настройках активируйте пункт выберите Google Calendar. Если вы выберете «Другие календари», напоминание будет добавлено в календарь на вашем компьютере.article_image

Заключение

Плагин Outlook Desktop Zoom автоматически добавит информацию о приглашении в сообщение о встрече. Чтобы настроить встречу, вам все равно необходимо установить настольное приложение Zoom, чтобы запланировать встречу. Для Outlook Web, который представляет собой Outlook Calendar Web App, планирование выполняется в Outlook. Нет необходимости переключаться на веб-приложение Zoom. Плагин автоматически заполнит информацию о встрече, ссылку, пароль, время и дату. В Outlook Web вы можете только запланировать собрание, но не начать собрание.

 

Оцените статью
Приложение Zoom